La dématérialisation est au cœur de vos préoccupations, mais vous n’êtes pas certain d’en maîtriser tout le jargon ? Pas de panique ! Dans cet article, Digiposte vous livre les 10 définitions à connaître pour passer sereinement du papier au digital.
Coffre-fort numérique, numérisation, valeur probante, ISO 27 001… Tous ces mots-clés n’auront plus aucun secret pour vous grâce à notre glossaire de la dématérialisation RH !
1. Archivage de données
Chaque projet de dématérialisation a pour étapes la numérisation de supports papier, la conservation, le classement et le stockage sur support numérique. On parle alors de l’archivage de documents et de données !
Quels que soient les documents et les données (confidentielles ou non), la durée de conservation (court, moyen ou long terme) et le système d’archivage de données mis en place (archivage employeur, coffre-fort numérique…), l’archivage a pour but de sécuriser toutes les données. Ces dernières doivent être préservées avec précaution et rester accessibles à tout moment par le propriétaire.
2. Bulletin de paie électronique
Le bulletin de paie électronique (BPE) est aussi appelé fiche de paie électronique ou bulletin de salaire dématérialisé. Il s’agit d’un original numérique du bulletin de paie papier, qui a donc la même valeur juridique que sa version papier. Dans le cas du coffre-fort numérique Digiposte, l’original numérique est accompagné d’un certificat d’authenticité.
Ce document électronique est légal et s’ancre dans une démarche zéro papier. La dématérialisation des bulletins de paie est autorisée depuis 2009 en France, et facilitée depuis 2017, grâce à la loi travail, qui permet aux entreprises de proposer le bulletin de paie numérique à l’ensemble de ses collaborateurs tout en leur laissant la possibilité de refuser.
Opter pour le bulletin de paie électronique présente de nombreux avantages : délégation d’une tâche chronophage et pour laquelle vos équipes RH n’ont pas de forte valeur ajoutée, hausse de la productivité de vos équipes, amélioration de la démarche RSE, sécurisation et protection maximale des données, image d’entreprise moderne et innovante…
3. Coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique (CFN), ou coffre-fort électronique, est un service sécurisé permettant de centraliser des documents dématérialisés. Chaque entreprise choisissant un service de coffre-fort numérique, comme celui de Digiposte, peut diffuser des documents numériques originaux dans les espaces personnels et sécurisés de ses collaborateurs.
Qu’il s’agisse de fiches de paie numériques, factures électroniques, contrats de travail… Le CFN garantit l’intégrité et la confidentialité de toutes les données qui y sont chiffrées et doit répondre à des normes strictes définies par le décret n°2018-418. Choisir une solution de coffre-fort numérique diminue les risques de vol ou perte de documents physiques.
Attention aux amalgames : le coffre-fort numérique Digiposte n’est pas une solution de GED ou d’archivage employeur au sens littéral, mais une solution d’archivage mise à la disposition des salariés.
4. Dématérialisation RH
On appelle dématérialisation RH la substitution du papier au numérique qui concerne les processus et les documents liés aux ressources humaines. Cette démarche zéro papier permet aux entreprises de simplifier et fluidifier leur vie administrative.
Grâce à la dématérialisation RH, les entreprises réduisent leurs coûts, tout en gagnant en temps, productivité et image de marque. Les collaborateurs bénéficient d’une meilleure accessibilité à tout moment.
Véritable symbole de transformation digitale, le processus de dématérialisation des documents n’est toutefois pas obligatoire. Ces dernières années, la France tente d’ailleurs de rattraper son retard : la dématérialisation de documents RH, comme le bulletin de salaire électronique, rencontre un franc succès à l’étranger ! Le taux de dématérialisation des fiches de paie est de 95 % en Allemagne, 73 % en Grande-Bretagne… Contre seulement 15 % en France (dernier rapport publié sur le sujet : rapport Sciberras « Pour une clarification du bulletin de paie », juillet 2015).
5. GED
La gestion électronique de documents (GED) se définit comme le procédé informatique qui facilite la gestion de flux de documents grâce à des moyens électroniques. La GED concerne la numérisation, le classement, l’archivage électronique ou encore la diffusion numérique de documents.
Les avantages de la gestion électronique sont nombreux : rendre l’information accessible à tout moment, limiter l’usage du papier, rassembler dans un unique endroit l’ensemble des données d’une entreprise, etc.
Grâce à une solution GED, vous pouvez avoir recours à l’automatisation de tâches pour la gestion des documents : productivité et fiabilité sont alors garanties !
6. ISO 27 001
L’ISO 27 001 regroupe une norme et une certification Afnor, qui garantissent la sécurité des données personnelles détenues par une entreprise.
La sécurité de l’information est la priorité de tous. Pour se prémunir des risques de perte, vol ou altération de données, la norme ISO 27 001 définit les lignes directrices à suivre en matière de sécurité des systèmes de management de sécurité de l’information. Ce référentiel ISO peut donner lieu à une démarche de certification volontaire ISO 27 001.
Lorsqu’une entreprise choisit une solution de dématérialisation, la certification ISO 27 001 est un gage de respect des bonnes pratiques liées à la sécurité des systèmes d’information (SI).
A titre d’exemple, notre coffre-fort numérique Digiposte garantit le respect de normes de qualité comme l’ISO 27 001 : chaque bulletin de paie dématérialisé y est en parfaite sécurité !
7. Loi El Khomri
Plus connue sous l’appellation « loi travail », la loi El Khomri vient réformer en profondeur le Code du travail. Entrée en vigueur le 1er janvier 2017, cette loi française comprend 123 articles, dont des mesures phares liées à la dématérialisation RH.
Grâce à la loi El Khomri, le passage au bulletin de paie électronique a pu être généralisé, en instaurant le principe de dématérialisation par défaut. Depuis le décret n° 2016-1762, chaque entreprise peut envoyer des bulletins de salaire électroniques sans accord préalable du salarié. Chaque collaborateur doit en être informé et peut s’opposer à cette pratique à tout moment.
8. Numérisation
La numérisation est une action incontournable de la transformation digitale des entreprises… Mais qui ne doit pas être confondue avec la dématérialisation !
La numérisation représente le passage d’un document physique en version numérique. En numérisant un fichier (JPEG, TIFF, PDF), vous créez une « image numérique ». Il s’agit d’une des premières actions de gestion électronique de documents (GED).
Par exemple, en scannant un bulletin de paie via un copieur multifonction (MFP) ou un scanner, vous mettez en place une démarche de numérisation. Vous produisez donc une copie électronique de ce document (et non pas un original numérique).
La dématérialisation permet, quant à elle, de produire un document (comme une fiche de paie) directement au format numérique, grâce à un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Vous produisez alors un original numérique.
9. Transformation digitale
Transformation digitale, transformation numérique, transition numérique… Ces termes vous sont familiers ? En entreprise, cela concerne l’intégration des technologies digitales dans l’ensemble des activités. L’objectif est simple : améliorer l’organisation et les processus, tout en gagnant en productivité. La transformation digitale concerne toutes les activités de l’entreprise, y compris le processus de gestion des ressources humaines.
Ces actions de mutation liées à l’essor de la digitalisation englobent la dématérialisation RH. Fortement accélérée par la crise du Covid-19, la transformation digitale est désormais un phénomène globalisé. D’après l’étude de Twilio à ce sujet, 97 % des dirigeants d’entreprise affirment que la pandémie a précipité la transformation numérique de leur entreprise. En France, une entreprise sur trois aurait augmenté son budget consacré à la transformation digitale de manière significative !
10. Valeur probante
Au sein du lexique de la dématérialisation RH, un mot-clé est à connaître : la valeur probante ! Si un document dématérialisé possède une validité prouvée et reconnue par un législateur, sa valeur est probante. Cela signifie qu’un document présente la même valeur légale au format numérique qu’au format papier.
Par exemple, les bulletins de paie numérique sont des documents originaux, comme le papier, mais sous format numérique. Reçus dans Digiposte, ces documents RH valident les trois conditions de l’archivage électronique à valeur probante : l’intégrité, l’authenticité et la pérennité !
Vous n’avez plus de doutes à avoir. Grâce à notre glossaire de la dématérialisation, vous maîtrisez les 10 définitions clés pour passer du papier au numérique ! Vous souhaitez passer à l’étape supérieure ? Découvrez les avantages de la solution Digiposte au service de votre dématérialisation RH.
