La digitalisation administrative, et donc la dématérialisation est désormais déployée dans tous les domaines. Les RH ne font pas exception, même si la France accuse un certain retard pour la fonction RH par rapport à plusieurs de ses voisins. Ainsi, en lieu et place des documents papier, les responsables des ressources humaines sont amenés à numériser, diffuser, échanger et archiver différentes formes de bulletins, contrats, dossiers, courriers au format électronique.
Dématérialiser les RH permet de simplifier et de fluidifier les démarches administratives courantes (promesse d’embauche, contrat de travail, bulletin de paie…) pour concentrer le service sur son cœur d’activité, notamment la formation, la gestion des compétences, la qualité de vie au travail ou encore le management.
Ce passage du support papier au digital doit cependant respecter un cadre légal qui vise à assurer la pérennité et la disponibilité des documents d’une part, leur confidentialité et le respect des salariés d’autre part.
Découvrez quels sont les aspects juridiques à prendre en compte lorsque votre service RH et votre gestion administrative basculent vers le numérique.
1. La dématérialisation est parfois une obligation légale
Certaines procédures RH sont soumises à une obligation de dématérialisation. Ainsi en est-il de la télétransmission de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et de la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS). De même, les entreprises disposant de plus de 300 salariés sont soumises, depuis 2017 et en l’absence d’un accord collectif, à l’obligation de tenir la Base de Données Economique et Sociale (BDES) sous forme numérique. Cette base doit être rendue accessible au CSE car elle réunit des informations importantes sur les orientations de l’entreprise, tant économiques que sociales.
D’autres procédures de dématérialisation sont facilitées. Par ailleurs, la loi travail de 2016 entrée en vigueur le 1er janvier 2017 (parfois dénommée loi El Khomri), si elle n’oblige pas, encourage fortement la dématérialisation et l’archivage numérique de documents comme les fiches de primes, les notes de service et même, en l’absence du refus du salarié et sous conditions (communication auprès du salarié 30 jours avant le déploiement, mise à disposition d’un processus de refus disponible à tout moment …), les bulletins de paie.
Toutefois, la dématérialisation des documents du domaine des ressources humaines est soumise à des règles strictes : la confidentialité d’une part, mais aussi l’authenticité et la pérennité des documents durant une certaine durée.
2. Les règles légales à ne pas négliger quand les RH procèdent à la dématérialisation
Il est essentiel de respecter 3 règles :
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L’absence de refus du salarié (cas spécifique du bulletin de paie dématérialisé)
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La confidentialité et la sécurité des informations
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La pérennité et la traçabilité des documents
3. Faut-il l’accord des salariés pour procéder à une digitalisation des RH (cas spécifique du bulletin de paie)?
La loi travail fait du bulletin de paie numérique le principe. Il n’est plus nécessaire d’obtenir, en amont, l’accord de l’employé. Il faut cependant lui donner les moyens pour qu’il puisse, s’il le souhaite, le refuser. En pratique, le silence vaut acceptation mais l’employé doit être préalablement informé du passage à la digitalisation au moins 30 jours avant la mise en place. C’est lors de cette même communication qu’il doit aussi être informé du processus à suivre pour s’opposer à la dématérialisation de sa fiche de paie.
Le salarié peut exprimer son refus lors du projet de dématérialisation du bulletin de paie mais aussi postérieurement, à tout moment, par tous les moyens s’ils sont clairs, signés et datés. S’il exprime son refus après le déploiement numérique, l’entreprise a 90 jours pour revenir au format papier. L’idéal pour obtenir l’accord des salariés est de faciliter leur adhésion avec une réelle stratégie (outils de communication appropriés, mise en avant des bénéfices, relais locaux…). Digiposte propose, à ce titre, une prestation d’accompagnement au changement, appelée Digicoach, afin de capitaliser sur les meilleurs outils de communication et les arguments qui convaincront vos salariés.
4. Quels sont les délais de conservation des documents RH digitalisés ?
Depuis la loi Travail du 8 août 2016, l’entreprise doit conserver une fiche de paie dématérialisée pendant 50 ans, ou bien jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.
Pour les autres documents RH, comme la promesse d’embauche, le contrat de travail, le dossier du personnel, les primes, courriers, déclarations et bilans divers, la durée de conservation varie en fonction de leur nature. La loi fixe un délai minimal mais il peut s’avérer utile de les conserver à des fins de preuve. Généralement, la durée de conservation est fixée à au moins 5 ans.
5. Comment assurer la traçabilité des documents ?
Le respect de l’horodatage, et la signature électronique certifiée de chacune des parties au contrat, assurent une traçabilité rigoureuse. Un coffre-fort numérique, accessible au salarié qui accepte le bulletin de paie digitalisé, est l’outil le plus performant pour garantir cette traçabilité.
Le coffre-fort numérique répond à un cadre réglementaire très strict renforcé par deux décrets en 2018 (Décret n°2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique et Décret n°2018-853 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique).
On y retrouve 32 obligations, dont la traçabilité des opérations réalisées sur les documents et données stockés dans le coffre-fort numérique et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur.
6. Comment réunir les conditions nécessaires à la confidentialité ?
Les documents du salarié sont soumis à la règle de confidentialité. Le Règlement (UE) 2016/679, Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a amené l’ensemble des entreprises à revoir leurs procédures de traitement et de stockage des infirmations. Selon le règlement, un DPO (Délégué à la Protection des Données) doit procéder à une veille afin de garantir que l’entreprise respecte les règlementations sur la confidentialité des données.
L’externalisation via une plateforme spécialisée dans le stockage des données, telle que Digiposte, est un gage de sécurité et de confidentialité, puisqu’elle bénéficie de la certification ISO 27 001 sur la sécurité des données.
Digiposte respecte la définition du coffre-fort numérique tel que décrit par la Loi pour une République Numérique du 7 octobre 2016 et ses décrets d’application.
7. Quelle valeur juridique pour les documents en papier dématérialisés ?
Tous les documents relatifs au salarié peuvent être stockés sous forme électronique dès lors qu’ils respectent 2 conditions : ne pas créer un profil psychologique des employés et ne pas contrôler leur activité individuellement.
La plupart des documents comme les contrats de travail ou les bulletins de paie dématérialisés ont une valeur probante dès lors qu’ils sont horodatés et ont été signés par voie électronique. En cas de litige devant le tribunal, ils constituent donc un moyen de preuve incontestable.
Attention, ici, il est bien important de ne pas confondre numérisation (un processus qui produit des copies électroniques de vos documents) et dématérialisation (un processus qui produit des originaux numériques). Seul le document dématérialisé aura la même valeur qu’un original papier et donc une valeur probante.
8. Le coffre-fort électronique, un renfort au quotidien
Le coffre-fort numérique Digiposte assure une solution de dématérialisation et de sécurisation. C’est une plateforme en ligne, accessible jour et nuit, depuis n’importe quel endroit du monde (les IHM sont en anglais et en français à 100%), que ce soit d’un ordinateur ou d’un smartphone (application mobile native). Il permet de partager des documents avec les salariés. Ces documents contiennent des données confidentielles qui sont protégées par un protocole sécurisé qui respecte les droits français et européen, notamment le RGPD.
L’accompagnement d’un outil numérique offre une automatisation des procédures, donc un gain de temps au niveau de la gestion RH. Cela engendre également une importante économie de tâches ainsi qu’une rationalisation des coûts, profitables à la direction des ressources humaines et à chaque échelon RH. La digitalisation RH, lorsqu’elle est accompagnée d’un outil performant, s’avère alors moins complexe qu’elle n’y paraît.
